Como ser mais produtivo? Conheça as 3 técnicas que realmente dão resultados:
- Pomodoro,
- Matriz de Eisenhower e
- GTD (Getting Things Done)
Muitas pessoas sempre fazem essa pergunta: Como ser mais produtivo? E, aqui nesse artigo vamos responder a essa pergunta com essas três técnicas:
Para começar: O que muitos não entendem é que existe uma diferença entre trabalhar muito e ser produtivo no trabalho.
Estender sua jornada até altas horas todos os dias e passar os finas de semana trabalhando não vai aumentar a sua produtividade.
Pelo contrário, só vai aumentar sua carga de trabalho e, com certeza, deixar você estressado e cansado, o que só vai trazer ineficiência, tomadas de decisões erradas, desatenção e dificuldade de memorização.
Para ser mais produtivo é preciso alcançar seus resultados com o mínimo de recursos possível. OU seja: fazer mais com menos.
Como ser mais produtivo – Técnicas de foco e concentração
Nosso objetivo é que você tenha foco! Não se distraia e descanse apenas o suficiente (durante a jornada diária) para aliviar a tensão e seguir em frente.
Mas, você deve estar se perguntando… como fazer isso? Como aumentar minha produtividade?
Justamente para responder a essa grande pergunta – como ser mais produtivo – que reunimos aqui 3 das técnicas mais usadas para aumentar a produtividade usadas por executivos do mundo todo:
- A Técnica de Pomodoro
- A Matriz de Eisenhower
- A Metodologia GTD: Getting Things Done (fazendo as coisas acontecer!)
Como ser mais produtivo: 3 técnicas matadoras
Como ser mais produtivo – Técnica de Pomodoro
A Técnica de Pomodoro foi inspirada em um daqueles relógios com um despertador que ficam nas cozinhas, para avisar sobre o tempo de cozimento dos alimentos.
Você com certeza já teve ou viu um relógio assim. Pois bem… Francesco Cirillo, o criador da técnica, tinha um desses modelos em formato de tomate, por isso o motivo do nome (pomodoro – tomate em italiano).
O Método Pomodoro consiste basicamente em dividir seu tempo em intervalos de 25 minutos de trabalho e 5 de descanso. E a cada 4 blocos desses de 25 minutos + 5 de descanso – a cada 2 horas – você faz uma pausa de meio hora.
Como proceder durante esses blocos de trabalho?
- Faça a lista de suas tarefas do dia.
- Ajuste o “timer” do seu relógio para 25 minutos.
- Comece a fazer sua primeira tarefa.
- Assim que o timer soar, pare e descanse 5 minutos (levante da cadeira, dê uma volta, vá ao banheiro, etc)
- Recomece a tarefa (se você ainda não a terminou) ou inicie outra.
- Após 4 despertadas seguidas, descanse meia hora.
Considerações: Caso alguém ligue ou apareça um e-mail ou aviso no celular durante uma tarefa, anote e não interrompa. Se for importante, você pode incluir na lista de tarefas ou resolver rapidamente no intervalo de meia hora.
O segredo desse método, segundo os especialistas, é evitar que você fique estressado por falta de uma válvula de escape de vez em quando.
Como ser mais produtivo – Matriz de Eisenhower
Sabe como a matriz de Eisenhower vai aumentar a sua produtividade? Ajudando você a decidir que tarefas fazer primeiro e quais delas deixar para mais tarde. E, para isso, essa técnica utiliza 2 perguntas:
- Quais são suas tarefas importantes?
- Quais são suas tarefas urgentes?
Dessa forma você monta uma tabela com 4 quadrados, 2 em cima e 2 embaixo: 4 quadrantes em um quadrado.
- As tarefas que são importantes e urgentes ficam no quadrante superior esquerdo e, é claro, são as que você faz primeiro, suas prioridades.
- As tarefas que são importantes, mas não são urgentes, ficam no quadrante superior direito. Estas você pode agendar para fazer com mais calma e ficar atento a essa data.
- Tarefas que não são importantes, mas são urgentes, você pode delegar a alguém e supervisionar os resultados.
- Já as tarefas que não são nem importantes nem urgentes, simplesmente esqueça e abandone: jogue no lixo.
Essa técnica dos 4 quadrantes é bem exposta no livro – Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Um livro excelente que indica os melhores hábitos a serem cultivados para se ter alta produtividade na vida e no trabalho.
“Tudo o que é importante, dificilmente é urgente. E tudo o que é urgente, quase nunca é importante” – Eisenhower, General e Presidente dos EUA
Pronto, não tem mais porque ficar em dúvida de qual tarefa fazer primeiro, use a Matriz de Eisenhower e você entenderá quais são as atividades mais importantes.
Como ser mais produtivo – Metodologia GTD: Gettingt Things Done
Aqui está a última técnica que recomendamos a você para responder à enigmática pergunta: – Como ser mais produtivo?
Desenvolvida por David Allem, esta técnica também segue um passo a passo que, segundo seu autor, descarrega seu HD (Hard Disk, ou Disco Rígido, em português), deixando você despreocupado com as outras atividades enquanto faz as coisas acontecerem – Getting Thing Done.
COLETAR: Faça sua lista de tarefas. O objetivo aqui é ficar relaxado sabendo que não vai esquecer de anda.
PROCESSAR: Você vai classificar suas tarefas em 7 categorias:
- Fazer já, pois posso fazer em 2 minutos.
- É uma tarefa complexa, então é um Projeto.
- Tem uma data? Portanto é um Compromisso.
- Pode ser delegada? Encaminhe e classifique como “Aguardando resposta”.
- Pode ser feita assim que possível? Fica como “Próximos Passos”.
- Não dá para fazer agora? Reprograme para outra data.
- Tarefa sem sentido? Delete!
ORGANIZAR: É só por as tarefas que sobraram na seguinte ordem de execução: Próximas Tarefas, Aguardando, Algum Dia, Projetos.
EXECUTAR: Faça as coisas acontecerem!
REVISAR: Ao final do dia, revise e reclassifique as tarefas e veja se surgiram novas.
Essas são as 3 grandes técnicas que as pessoas altamente eficazes utilizam para aumentar a produtividade e fazer mais com menos recursos!
Agora é a sua vez de aplicar essas técnicas e começar a ver os resultados!
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